Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht für deutsche Unternehmen?

Der Beitrag betrifft alle Unternehmen in Deutschland, die Rechnungen an andere Unternehmen stellen — vom Einzelunternehmer bis zur GmbH. Ab wann ist eine E-Rechnung Pflicht? Die Antwort hat drei Stufen: Empfangen müssen Sie seit 2025, versenden ab 2027 oder 2028, je nach Umsatz.

In meiner Siebdruckwerkstatt kam die erste echte E-Rechnung im Februar 2025 von unserem Farbenlieferanten. Eine E-Mail mit einer XML-Datei im Anhang, die mein Mailprogramm als Zeichensalat anzeigte. Genau so geht es vielen kleinen Betrieben: Die Pflicht ist längst da, aber im Alltag fällt sie erst auf, wenn die erste Datei nicht lesbar ist.

Ab wann ist eine E-Rechnung Pflicht: Was sich seit 2025 geändert hat

Grundlage ist das Wachstumschancengesetz, das die Regeln für Rechnungen im Umsatzsteuergesetz neu gefasst hat. Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen: Die E-Rechnung ist der Regelfall. Papier und einfache PDF-Dateien gelten nur noch als „sonstige Rechnung“ und sind nur während einer Übergangszeit erlaubt.

Wichtig ist der Begriff selbst. Eine E-Rechnung ist laut Paragraf 14 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine maschinelle Auswertung ermöglicht. Maßstab ist die europäische Norm EN 16931. Konkret heißt das: Ein PDF, das per Mail kommt, ist keine E-Rechnung. Eine E-Rechnung enthält Daten, die ein Buchhaltungsprogramm ohne Abtippen einlesen kann.

Das Bundesfinanzministerium hat die Einzelheiten in einem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 erläutert. Dort stehen auch die Formate, die anerkannt werden, und die Regeln für die Übergangszeit.

Wer gerade erst gründet, sollte die Rechnungsstellung von Anfang an elektronisch aufsetzen. Welche Schritte bei der Gründung sonst anstehen, beschreibt der Beitrag wie man ein Unternehmen gründet.

Empfangspflicht und Ausstellungspflicht: die Termine im Überblick

Das Gesetz trennt zwei Pflichten, die oft verwechselt werden. Die Empfangspflicht betrifft eingehende Rechnungen. Die Ausstellungspflicht betrifft Rechnungen, die Sie selbst schreiben. Für beide gelten unterschiedliche Stichtage.

Quelle: Paragraf 27 Absatz 38 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes; BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024.

Die Empfangspflicht ist der Teil, der niemandem erspart bleibt. Wer eine E-Rechnung bekommt, darf sie nicht ablehnen und auf Papier bestehen. Für den Empfang reicht nach Auffassung des BMF ein E-Mail-Postfach. Lesen und archivieren müssen Sie die Datei aber trotzdem — und dafür braucht es ein Programm, das das Format versteht.

Die Ausstellungspflicht kommt gestaffelt. Konkret heißt das: Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Umsatz hatte, muss ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen schreiben. Bis dahin sind es, Stand November 2026, nur noch wenige Wochen. Wie solche Fristen in die Liquiditätsplanung gehören, steht in den Finanzlektionen für Jungunternehmer.

Fristen für kleine Betriebe und Soloselbstständige

Die meisten Leserinnen und Leser dieses Blogs liegen unter der Grenze von 800.000 Euro. Für sie gilt: Die Pflicht zum Versenden beginnt am 1. Januar 2028. Bis Ende 2027 dürfen sie weiter Papierrechnungen schreiben. PDF-Rechnungen und andere elektronische Formate bleiben in dieser Zeit ebenfalls möglich, wenn der Empfänger zustimmt.

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres. Für die Frist 2027 zählt also der Umsatz aus 2026. Wer 2026 knapp unter 800.000 Euro bleibt, hat ein Jahr mehr Zeit. Wer darüber liegt, nicht.

Ausnahmen für Kleinunternehmer und kleine Beträge

Drei Ausnahmen sind für kleine Betriebe wichtig:

1. Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen müssen sie sie trotzdem.
2. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto sind von der Pflicht ausgenommen, etwa der Beleg aus dem Baumarkt.
3. Fahrausweise, also Bahn- und Busfahrkarten, gelten ebenfalls nicht als Pflichtfall.

Konkret heißt das für eine Grafikerin mit 60.000 Euro Jahresumsatz, die Umsatzsteuer ausweist: Sie muss seit 2025 E-Rechnungen ihrer Lieferanten lesen können. Ihre eigenen Rechnungen an Agenturen muss sie spätestens ab 2028 als E-Rechnung schicken. Als Kleinunternehmerin wäre sie von der Versandpflicht ganz befreit.

ZUGFeRD und XRechnung: welche Formate rechtssicher sind

Zwei Formate dominieren in Deutschland. Beide erfüllen die Norm EN 16931 und werden vom BMF anerkannt.

XRechnung ist eine reine XML-Datei. Sie ist für Maschinen gemacht, nicht für Menschen. Ohne passendes Programm sieht man nur Code. Bei Rechnungen an Behörden des Bundes ist sie seit Jahren Standard.

ZUGFeRD ist ein Hybridformat. Es besteht aus einem lesbaren PDF und einer eingebetteten XML-Datei. Anerkannt sind die Versionen ab 2.0.1, allerdings nicht die Profile MINIMUM und BASIC-WL, weil sie nicht alle Pflichtangaben enthalten. Für kleine Betriebe ist ZUGFeRD oft der einfachere Einstieg, weil Kundschaft ohne Spezialsoftware zumindest das PDF lesen kann.

Rechtlich maßgeblich ist bei ZUGFeRD der XML-Teil. Weichen PDF und XML voneinander ab, gilt die XML-Datei. Eine einfache PDF-Rechnung, auch eine aus dem Textprogramm, ist dagegen keine E-Rechnung. Sie bleibt nur bis zum Ende der Übergangsfrist zulässig.

Andere Formate wie EDI-Verfahren zwischen großen Handelspartnern bleiben unter Bedingungen erlaubt, solange sich die erforderlichen Angaben in ein normkonformes Format überführen lassen. Für Selbstständige spielen sie selten eine Rolle. Die Umstellung ist Teil einer größeren Entwicklung hin zu vernetzten Abläufen, wie sie der Beitrag zu Industrie 4.0 beschreibt.

Checkliste: So bereiten Sie Ihren Betrieb auf die E-Rechnung vor

Die Umstellung lässt sich in einzelne Schritte zerlegen. So bin ich in der Werkstatt vorgegangen:

1. Empfang prüfen: Legen Sie eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungen fest und teilen Sie sie Ihren Lieferanten mit.
2. Lesbarkeit sicherstellen: Prüfen Sie, ob Ihr Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramm XRechnung und ZUGFeRD einlesen und anzeigen kann. Viele Programme können das bereits, manche nur in einer neueren Version.
3. Versand vorbereiten: Klären Sie, ob Ihr Programm E-Rechnungen ausstellen kann, und testen Sie es mit einem Stammkunden vor dem Stichtag.
4. Archivierung regeln: E-Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden, also als XML-Datei. Ein Ausdruck reicht nicht. Seit 2025 beträgt die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege acht Jahre.
5. Steuerbüro einbeziehen: Sprechen Sie mit Ihrer Steuerberaterin darüber, wie die Dateien künftig übergeben werden.

Für die Archivierung gelten die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung in elektronischer Form, kurz GoBD. Die Datei muss unveränderbar gespeichert und jederzeit lesbar sein. Ein Ordner auf dem Desktop erfüllt das in der Regel nicht. Viele Buchhaltungsprogramme bieten dafür ein eigenes Archiv an.

In meinem Betrieb hat die Umstellung des Empfangs einen Nachmittag gedauert. Für den Versand habe ich mir mehr Zeit genommen, weil ich jede Rechnungsvorlage einmal mit einem Testkunden durchgespielt habe.

Stand: November 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall.

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